Fügen Sie die PDFs, Fotos und iPhone-HEIC-Dateien hinzu, die ein Portal verlangt, in der Reihenfolge, in der es sie bekommen soll, und wählen Sie sein Limit – Berlin LEA, jobcenter.digital, uni-assist, ELSTER, KKH, Barmer oder eine Zahl, die Sie eintippen. Fotos kommen auf A4-Seiten, die Unterlagen werden auf das Limit pro Datei hin komprimiert, ohne unter eine Lesbarkeitsgrenze zu fallen, und passt es dann noch nicht, werden sie in so wenige Teile geteilt wie nötig. Jeder Teil wird erneut geöffnet und gemessen. Diese Seite lädt nichts hoch; den Upload zum Portal machen Sie selbst.
So funktioniert es, Schritt für Schritt
- Fügen Sie die PDFs, Fotos und HEIC-Dateien hinzu und bringen Sie sie in die Reihenfolge, in der das Portal sie bekommen soll.
- Wählen Sie das Portal, oder tippen Sie das Limit ein, das auf seiner Upload-Seite steht.
- Wählen Sie die Optionen: Graustufen, PDF-Seiten auf A4 einpassen, Seitenbilder als letztes Mittel.
- Starten Sie – die Unterlagen werden auf das Limit pro Datei hin komprimiert und nur geteilt, wenn es sein muss.
- Lesen Sie den Nachweis für jeden Teil, dann laden Sie die Teile einzeln oder als ZIP herunter.
Die Limits – und wie sicher wir bei jedem sind
| Für Uploads an | Pro Datei | Außerdem angegeben | Quelle, Stand 5. Oktober 2026 |
|---|---|---|---|
| Berlin LEA (Landesamt für Einwanderung), Online-Antrag | 7 MB | 100 MB insgesamt; PDF, JPG, PNG | Offizielle Seite, service.berlin.de |
| jobcenter.digital | 7,5 MB | – | Aus einer Jobcenter-Anleitung (Klickanleitung Landkreis Rottal-Inn), nicht vom Portal selbst |
| uni-assist (My assist) | 10 MB | Nur PDF | Offizielle uni-assist-FAQ |
| ELSTER Belegnachreichung | 10 MB | 14 MB insgesamt; höchstens 20 Anhänge; höchstens 100 Seiten pro Anhang | Von Nutzern berichtet, keine offizielle Seite (ELSTER-Forum, zitiert den Hilfetext des Formulars) |
| KKH-Upload | 5 MB | 10 MB pro Vorgang; höchstens 5 Dateien | Offizielle Website, kkh.de |
| Barmer-Upload | 20 MB | 25 MB insgesamt | Offizielle Website, barmer.de |
Jede Zahl ist die, die ihre Quelle angibt, Stand 5. Oktober 2026, und das Werkzeug nennt die Herkunft genau so wie diese Tabelle: Zwei der sechs stammen aus einer Anleitung oder einem Nutzerforum, nicht vom Portal selbst. Portale ändern ihre Limits ohne Ankündigung, deshalb gilt immer die Zahl auf der Upload-Seite – wählen Sie „Eigenes Limit“ und tippen Sie sie ein. Ein Megabyte zählt als 1.000.000 Byte, die strengere Lesart.
Fotos werden zu A4-Seiten
Ein Foto einer Gehaltsabrechnung oder eines Aufenthaltstitels kommt auf eine eigene A4-Hochformatseite, innerhalb eines Rands von 12,7 mm, mit unveränderten Proportionen und mit höchstens 150 DPI. Ein Querformatfoto bleibt quer auf der Hochformatseite, außer Sie setzen das Häkchen, das es dreht. iPhone-HEIC-Dateien werden auf diesem Gerät von der Engine hinter HEIC umwandeln dekodiert; die Pixel werden neu kodiert, deshalb gelangen EXIF-Daten und eine GPS-Position nicht in die PDF. Für eine einzelne Umwandlung gibt es JPG in PDF. PDF-Seiten behalten ihr eigenes Format, außer Sie lassen sie auf A4 einpassen.
Komprimieren, mit einer Untergrenze
Die Unterlagen werden in Ihrer Reihenfolge mit der Engine hinter PDF zusammenfügen verbunden und dann mit der ausgewogenen Engine von PDF verkleinern auf das Limit pro Datei hin komprimiert. Diese quantisiert Fotos neu und lässt Text, Schriften und Linien in Ruhe. Sie hört auf, sobald die Datei unter dem Limit liegt. Sie geht nie unter JPEG-Qualität 40 und – nur wenn Sie Seitenbilder erlauben – nie unter 110 DPI: Darunter verschmieren Stempel, Unterschriften und Kleingedrucktes, und ein unlesbarer Scan kommt aus einem anderen Grund zurück. Schwarz-Weiß wird als Option angeboten, standardmäßig aus: Graue Fotos ergeben deutlich kleinere Dateien, farbiger Text kostet so oder so fast nichts.
Teilen, nur wenn es sein muss
Ist die Untergrenze erreicht und sind die Unterlagen immer noch zu groß, werden sie in so wenige Teile geteilt, dass jeder unter dem Limit liegt. Jeder mögliche Teil wird tatsächlich erzeugt und gemessen statt geschätzt, weil Schriften und gemeinsame Ressourcen in jeden Teil kopiert werden, der sie nutzt. Die Schnitte liegen zwischen Dokumenten, wann immer das keinen zusätzlichen Teil kostet; muss ein Schnitt mitten in ein Dokument fallen, nennt der Nachweis das Dokument und die Seite. Unter Aufteilungen mit gleich vielen Teilen gewinnt die am wenigsten komprimierte.
Wenn es nicht passt, sagt es das
Manche Unterlagen können die Regeln eines Portals nicht erfüllen: eine einzelne Seite, die schon allein zu groß ist, Teile, die zusammen über einem Gesamtlimit liegen – 14 MB bei ELSTER, 10 MB pro Vorgang bei der KKH –, oder mehr Teile, als das Portal annimmt. Dann wird keine Datei übergeben. Der Nachweis nennt die echten Zahlen und die Optionen, die noch bleiben: Graustufen, Seitenbilder, weniger Dokumente.
Der Nachweis und der Document Passport
Jeder Teil wird aus seinen eigenen Bytes erneut geöffnet: Er öffnet sich, seine Seitenzahl passt zu seinem Bereich, seine Größe wird bytegenau mit dem Limit verglichen, sein Verschlüsselungszustand wird gelesen und seine Textebene stichprobenartig geprüft. Eine Teiletabelle zeigt, welche Seiten jeder Teil enthält, und seine genaue Größe. Jeder Teil bekommt außerdem einen Document Passport – eine JSON-Datei mit seinem SHA-256 und den Limits, gegen die er gemessen wurde, samt ihrer Quelle und dem Datum der Prüfung. Der Hash beweist, dass die Bytes seitdem unverändert sind. Er beweist nicht, wer das Dokument verfasst hat oder dass ein Portal es annimmt.
Nichts verlässt Ihr Gerät
Aufenthaltstitel, Gehaltsabrechnungen, Steuerbelege und Schreiben der Krankenkasse sind genau die Dokumente, die man am wenigsten auf einem fremden Server haben will. Jeder Schritt hier läuft im Browser-Tab; der Upload zum Portal ist der einzige, und den machen Sie selbst. Wie Sie das mit dem Tab „Netzwerk“ prüfen, steht unter Vertrauen & Überprüfung.
Häufige Fragen
Nimmt das Portal die Dateien an?
Das kann diese Seite nicht wissen. Sie misst ihr eigenes Ergebnis gegen das Limit, das Sie gewählt haben, und nennt die Zahlen; was ein Portal annimmt, entscheidet das Portal, und Portale ändern ihre Limits. Vergleichen Sie die Vorgabe mit der Zahl auf der Upload-Seite, bevor Sie sich darauf verlassen, und nutzen Sie ein eigenes Limit, wenn sie abweichen.
Warum wird geteilt statt stärker komprimiert?
Unterhalb einer gewissen Qualität verschmieren Kleingedrucktes, Stempel und Unterschriften, und ein Dokument, das die Sachbearbeitung nicht lesen kann, kommt aus einem anderen Grund zurück. Der Ablauf komprimiert Bilder nie unter JPEG-Qualität 40 und rendert Seiten nie unter 110 DPI neu. Lässt sich das Limit oberhalb dieser Grenze nicht erreichen, teilt er die Unterlagen in so wenige Teile wie nötig und schneidet bevorzugt zwischen Dokumenten.
Was, wenn nicht einmal das Teilen hilft?
Dann wird nichts übergeben, und der Nachweis sagt mit den echten Zahlen, warum: eine einzelne Seite, die für das Limit pro Datei zu groß ist, Teile, die zusammen über dem Gesamtlimit des Portals liegen, oder mehr Teile, als das Portal annimmt. Eine Datei, die beim Upload abgewiesen wird, ist schlechter als eine ehrliche Absage.
Funktioniert ein iPhone-Foto im HEIC-Format?
Ja. Es wird auf diesem Gerät mit demselben Decoder dekodiert wie in HEIC umwandeln, auf eine A4-Seite gesetzt und aus seinen Pixeln neu kodiert, deshalb gelangen seine EXIF-Daten – einschließlich einer GPS-Position – nicht in die PDF.
Wie wird ein Megabyte gezählt?
Als 1.000.000 Byte. Manche Portale zählen 1.048.576; wer auf die kleinere Zahl hinarbeitet, liegt mit einem Teil unter unserem Limit auch unter dem des Portals, egal wie es zählt.